Büroarbeit ist hochgradig langweilig und nervenaufreibend. Zudem kann der Aufwand für das notwendige Übel der Bürokratie extrem viel Zeit veranschlagen. Unternehmen werden regelmäßig in ihrem Erfolg ausgebremst, weil die Bürotätigkeit ihnen Kraft und Energie raubt, die woanders fehlen. Dies gilt auch deshalb, weil die Leidenschaften und Kernkompetenzen des Unternehmens definitiv in einem anderen Bereich liegen.
Wäre es da nicht ein Traum, wenn professionelle Kräfte sich um die Büroarbeit kümmern würden, während die Bahn frei für das Wesentliche ist? Dieser Traum kann heute erfüllt werden, denn die Nachfrage ist vorhanden. In diesem Fall sind es nicht die Mainzelmännchen, die einem die ganze Arbeit abnehmen, sondern Spezialisten. Einer dieser Spezialisten heißt Florian Erol. Er leitet den Büroservice „OfficeOrganizer“ und hat seinen Sitz im niederösterreichischen Biedermannsdorf und sein Büro in Wien. Das Aufgabenspektrum seines Unternehmens ist überraschend vielfältig. Wir stellen die Dienstleistungen seines Büroservices vor:
Ordnung ins Chaos bringen
Tatsächlich ist die Bürotätigkeit nur ein Teil des Aufgabenspektrums des Unternehmens OfficeOrganizer. Florian Erol und sein engagiertes Team kümmern sich um alle Formalien vom Schriftverkehr über die Datenaufbereitung bis zu den Kalkulationen. Zum Portfolio gehören des Weiteren Aufgaben rund um die Digitalisierung sämtlicher Schriftstücke und Dokumente sowie umfangreiche Rechercheaufgaben.
Oft tun sich Unternehmen schwer damit, in das tägliche Chaos eine zielführende Ordnung hineinzubringen. So gehen viel Potenzial und Zeit für das Projekt-Management verloren und Aufgaben können nicht mehr im gewünschten Maße bewältigt werden. Auch hier hilft das geschulte Auge von Spezialisten, denen die Büroarbeit kein Gräuel ist, sondern die sich der Sache beherzt annehmen. Zu der Arbeitserleichterung durch das Auslagern des Büros gesellt sich der Verbesserungseffekt. Die Büroarbeit wird in eine logische Ordnung überführt und damit zum Selbstläufer auch für allgemeinere Firmenprozesse.
Kundenkontakt mit Herz und Sachverstand
Zur Büroarbeit gehört der Kundenkontakt. Auch diese Arbeit lässt sich mit einem großen Gewinn für alle Beteiligten professionalisieren. Für Florian Erol ist der von Respekt und Kompetenz getragene Umgang mit den Kunden ihm anvertrauter Unternehmen längst Routine, was nicht bedeutet, dass nicht jedes einzelne Gespräch ihm immer wieder neue Horizonte öffnen kann. Denn da wo Mensch und Mensch miteinander ins Gespräch kommen, verläuft kein Gespräch wie das andere. Zu den geschäftsmäßigen Routinen und einer gesunden Verkaufspsychologie gehören zu seiner Tätigkeit viel Fingerspitzengefühl und Improvisationstalent.
Da wo OfficeOrganizer übernimmt, sind die Kunden zufrieden und gehen mit einem guten Gefühl aus dem Gespräch. Das Unternehmen kümmert sich beim Kundenservice um sämtliche Anrufe der Kunden, die bei Bedarf zu Spezialisten weitergeleitet werden. Das Unternehmen ruft auch aktiv die Kunden an und speichert sämtliche Daten für jedes Kundenticket, damit jederzeit an dem bisher Erreichten wieder angeknüpft werden kann. Eine ansprechende Wartemelodie und eine konstruktive Menüführung sorgen schließlich dafür, dass der Kunde sich gut aufgehoben fühlt und das erreicht, weswegen er anrief.
Zusammenarbeit mit persönlicher Assistenz
Schließlich hilft eine persönliche Assistenz dabei, für jedes Unternehmen und seine Unternehmensphilosophie ein maßgeschneidertes Konzept zu entwickeln. Kennziffern, Meilensteine und Bilanzen werden dokumentiert, anschaulich dargestellt und miteinander besprochen. OfficeOrganizer stellt sich auf den Kunden ein und hilft auch bei anspruchsvollen Herausforderungen.
Beispielsweise bringt der persönliche Assistenz den eigenen Webauftritt in Schwung, kümmert sich um ein zugkräftiges Standbein in den sozialen Medien, leistet Beratung für eine zukunftsfähige Marketing-Strategie und unterstützt bei der Vorbereitung von Präsentationen. Da zum Mitarbeiterstamm von OfficeOrganizer passionierte Techniker gehören, sollte die Zusammenarbeit mit OfficeOrganizer auch designtechnisch auf fruchtbaren Boden fallen. Büroservice und Auftraggeber verbleiben in einem engen Dialog.
Fazit: zahlreiche Vorteile und gute Ergebnisse
Wer seine Büroarbeit auslagern möchte, findet bei OfficeOrganizer ein ganzheitliches Konzept für kompetente Hilfe auch im Detail. Bezahlt wird nach Leistung, sodass Probleme wie Ausfallzeiten, Urlaub, Krankheit bei der Büroarbeit nicht mehr die Sorge des Auftraggebers sind. Durch die Konzentration auf das Wesentliche fallen weniger Kosten an als durch eigene Versuche entstehen würden. Der ganze Betrieb wird entlastet und kann sich auf das Wesentliche konzentrieren. Durch die moderne Soft- und Hardware von OfficeOrganizer gestaltet sich der Zugriff auf wichtige Firmendaten auf einmal angenehm leicht. Nicht zu unterschätzende weiche Faktoren wie eine bessere Stimmung und Motivation sind weitere Folgen einer intelligenten Auslagerungspolitik, die letztendlich zu einer klassischen Win-win-Situation für alle Beteiligten wird.