Österreichs Bundesverwaltung steht vor einer digitalen Zeitenwende: Staatssekretär Alexander Pröll hat beim KI-Konklave im Haus der Digitalisierung in Tulln ein ambitioniertes Programm namens "Publ...
Österreichs Bundesverwaltung steht vor einer digitalen Zeitenwende: Staatssekretär Alexander Pröll hat beim KI-Konklave im Haus der Digitalisierung in Tulln ein ambitioniertes Programm namens "Public AI" vorgestellt. Die Vision ist klar: Bürgerinnen und Bürger sollen schnellere Antworten und raschere Bearbeitung ihrer Anträge erhalten. Fünf konkrete KI-Anwendungen sollen bereits ab 2025 den Arbeitsalltag von 180.000 Bundesbediensteten revolutionieren und gleichzeitig dem drohenden Fachkräftemangel entgegenwirken.
Die Zahlen sprechen eine deutliche Sprache: In den kommenden 13 Jahren werden 44 Prozent aller öffentlich Bediensteten in Österreich in Pension gehen. Das entspricht etwa 79.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die mit jahrzehntelanger Expertise aus der Bundesverwaltung ausscheiden werden. Dieser massive Wissensverlust trifft die öffentliche Hand in einer Zeit, in der gleichzeitig die Anforderungen an Tempo, Qualität und Effizienz stetig steigen.
Künstliche Intelligenz (KI) bezeichnet computergenerierte Systeme, die menschenähnliche Denkprozesse nachahmen und eigenständig Probleme lösen können. Dabei unterscheidet man zwischen schwacher KI, die spezifische Aufgaben übernimmt, und starker KI, die menschliche Intelligenz vollständig simuliert. In der öffentlichen Verwaltung kommt hauptsächlich schwache KI zum Einsatz, die bei klar definierten Aufgaben wie Textanalyse, Datenverarbeitung oder Mustererkennung unterstützt. Diese Technologie kann komplexe Verwaltungsprozesse automatisieren, ohne dabei menschliche Entscheidungsträger zu ersetzen, sondern vielmehr deren Arbeit zu erleichtern und zu beschleunigen.
Die neue Dachmarke "Public AI" bündelt alle KI-Vorhaben der österreichischen Bundesverwaltung unter einem gemeinsamen strategischen Dach. Das Bundesrechenzentrum (BRZ) fungiert dabei als technischer Backbone und stellt eine souveräne KI-Infrastruktur zur Verfügung, die von allen Ministerien und Behörden gemeinsam genutzt werden kann. Dieser Shared-Service-Ansatz soll kostspielige Parallellösungen vermeiden und eine einheitliche Qualität und Sicherheit gewährleisten.
Souveräne KI bedeutet in diesem Kontext, dass die Datenverarbeitung vollständig unter österreichischer Kontrolle stattfindet. Im Gegensatz zu amerikanischen oder chinesischen KI-Diensten bleiben sensible Verwaltungsdaten im Land und unterliegen ausschließlich österreichischem Recht. Das BRZ betreibt bereits heute eine der modernsten Rechenzentrumsinfrastrukturen Europas und verwaltet die IT-Systeme von über 40 Bundesbehörden. Mit einer Verfügbarkeit von 99,9 Prozent und strengsten Sicherheitsstandards bildet es die ideale Grundlage für KI-Anwendungen in der öffentlichen Verwaltung.
Das Public AI-Programm ruht auf fünf konkreten Anwendungsfällen, die in den nächsten zwei Jahren schrittweise eingeführt werden:
GovGPT stellt das Herzstück der neuen KI-Strategie dar. Bis Ende des ersten Halbjahrs 2026 sollen alle 180.000 Bundesbediensteten Zugang zu diesem maßgeschneiderten KI-Tool erhalten. Anders als kommerzielle Lösungen wie ChatGPT wurde GovGPT speziell für die Anforderungen der österreichischen Verwaltung entwickelt und erfüllt höchste Datenschutzstandards.
Die Anwendungsmöglichkeiten sind vielfältig: Mitarbeiter können Briefe und Bescheide formulieren, komplexe Sachverhalte zusammenfassen oder eigene Wissensdatenbanken aufbauen. Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Sachbearbeiter im Sozialministerium kann GovGPT bitten, aus einem 50-seitigen Gutachten die wesentlichen Punkte für eine Entscheidung zu extrahieren. Was früher Stunden dauerte, erledigt die KI in wenigen Minuten. Der menschliche Experte kann sich dann auf die eigentliche Bewertung und Entscheidung konzentrieren.
Generative KI funktioniert dabei nach dem Prinzip des maschinellen Lernens: Algorithmen analysieren riesige Textmengen und lernen dabei Sprachmuster, Zusammenhänge und Strukturen. Anschließend können sie eigenständig neue Texte erstellen, die stilistisch und inhaltlich den gelernten Mustern entsprechen. Bei GovGPT wird diese Technologie mit spezifischem Verwaltungswissen angereichert, sodass die KI auch rechtliche Formulierungen und behördliche Sprachkonventionen beherrscht.
Der Elektronische Akt (ELAK) ist das zentrale Dokumentenmanagementsystem der österreichischen Bundesverwaltung. Seit 1995 werden hier alle wichtigen Verwaltungsvorgänge digital erfasst und bearbeitet. Mit der KI-Erweiterung wird ELAK ab dem zweiten Halbjahr 2026 zu einem intelligenten Wissenssystem für 13.000 Mitarbeiter.
Die neue Funktionalität ermöglicht es, komplexe Fragen an ganze Aktenbestände zu stellen und strukturierte Antworten zu erhalten. Ein praktisches Beispiel: Ein Mitarbeiter im Wirtschaftsministerium kann fragen: "Welche Förderungen wurden in den letzten fünf Jahren für erneuerbare Energien bewilligt?" Die KI durchsucht automatisch tausende Akten und liefert eine übersichtliche Zusammenfassung mit allen relevanten Zahlen und Fakten.
Diese Entwicklung kommt zur rechten Zeit: Das neue Informationsfreiheitsgesetz, das 2025 in Kraft tritt, gibt Bürgern weitreichende Rechte auf Zugang zu Verwaltungsinformationen. Der intelligente ELAK kann bei der schnellen Beantwortung solcher Anfragen entscheidend helfen und gleichzeitig sicherstellen, dass datenschutzrechtliche Bestimmungen eingehalten werden.
Die Bearbeitung parlamentarischer Anfragen bindet erhebliche Ressourcen in der Bundesverwaltung. Die Anzahl der Anfragen ist in den vergangenen Jahren stark gestiegen: Allein 2023 wurden über 8.000 schriftliche Anfragen an die Bundesregierung gerichtet. Jede Anfrage muss binnen acht Wochen beantwortet werden und erfordert oft die Zusammenarbeit mehrerer Abteilungen.
Das neue Tool KAPA (KI für parlamentarische Anfragen) soll ab dem zweiten Halbjahr 2026 bei der Recherche, Konsolidierung und Zusammenführung von Antworten unterstützen. Dabei bleibt das "Human-in-the-loop"-Prinzip zentral: Die KI bereitet Informationen auf, aber die finale Entscheidung und Verantwortung liegt immer beim Menschen. Ein Beispiel: Wenn ein Abgeordneter nach den Kosten aller IT-Projekte in der Bundesverwaltung fragt, kann KAPA automatisch alle relevanten Daten aus verschiedenen Ministerien sammeln und eine erste Zusammenfassung erstellen. Die Fachexperten können dann diese Basis nutzen und um ihre Bewertungen und Kommentare ergänzen.
Das Human-in-the-loop-Prinzip ist ein fundamentales Konzept beim Einsatz von KI in kritischen Bereichen. Es besagt, dass trotz Automatisierung immer ein menschlicher Experte die finale Kontrolle behält und Entscheidungen treffen kann. Dies ist besonders wichtig in der öffentlichen Verwaltung, wo Fehlentscheidungen weitreichende Konsequenzen haben können. Die KI fungiert als intelligenter Assistent, der Vorschläge macht und Informationen aufbereitet, aber niemals autonom handelt.
Als einzige der fünf Anwendungen ist KI-SUN bereits heute verfügbar und im Einsatz. Dieses System kennt über 6.000 Seiten Schulungsunterlagen der Bundesverwaltung und kann jederzeit Fragen dazu beantworten. Alle 180.000 Bundesbediensteten haben Zugriff auf diesen persönlichen Wissensassistenten.
KI-SUN funktioniert wie eine intelligente Suchmaschine: Mitarbeiter können Fragen in natürlicher Sprache stellen und erhalten präzise Antworten basierend auf den offiziellen Schulungsunterlagen. Dies ist besonders wertvoll für neue Mitarbeiter oder bei komplexen Rechtsfragen. Das System wird laufend erweitert und um neue Wissensbereiche ergänzt.
Die fortgeschrittenste Entwicklung stellt die sogenannte agentische KI dar, die bereits im kommenden Jahr eingeführt werden soll. Diese KI-Systeme können selbstständig Prozesse auslösen und Aktionen durchführen, ohne dass menschliche Eingriffe erforderlich sind.
Agentische KI bezeichnet Systeme, die nicht nur Informationen verarbeiten, sondern eigenständig Handlungen in der digitalen Welt ausführen können. Sie können Termine buchen, E-Mails versenden, Datenbanken aktualisieren oder Workflows starten. Dabei arbeiten sie nach vordefinierten Regeln und Parametern, können aber innerhalb dieser Grenzen flexible Entscheidungen treffen. Im Unterschied zu herkömmlicher Automatisierung können agentische KI-Systeme auf unvorhergesehene Situationen reagieren und alternative Lösungswege finden.
Ein praktisches Anwendungsbeispiel: Ein Bürger möchte online einen Termin für die Beantragung eines neuen Reisepasses vereinbaren. Der KI-Chatbot prüft automatisch die verfügbaren Zeitslots in der nächstgelegenen Behörde, berücksichtigt dabei die Wartezeiten und persönlichen Präferenzen des Antragstellers, bucht den optimalen Termin und versendet die Bestätigung samt Anfahrtsbeschreibung. Der gesamte Vorgang läuft vollautomatisch ab und entlastet sowohl die Bürger als auch die Behördenmitarbeiter.
Mit Public AI positioniert sich Österreich als Vorreiter beim Einsatz von KI in der öffentlichen Verwaltung. Deutschland arbeitet zwar an ähnlichen Projekten, ist aber noch nicht so weit fortgeschritten. Das deutsche Bundesverwaltungsamt hat erst 2024 ein Pilotprojekt für KI-gestützte Textanalyse gestartet. Die Schweiz hingegen hat bereits 2023 eine nationale KI-Strategie verabschiedet, konzentriert sich aber stärker auf die Privatwirtschaft.
Im europäischen Vergleich nimmt Österreich eine Spitzenposition ein. Während viele EU-Länder noch über Strategien diskutieren, werden hier bereits konkrete Anwendungen entwickelt und getestet. Dies verschafft der österreichischen Verwaltung einen wichtigen Vorsprung bei der Digitalisierung und könnte als Modell für andere Länder dienen.
Besonders bemerkenswert ist der souveräne Ansatz: Während viele Länder auf amerikanische oder chinesische KI-Dienste setzen, entwickelt Österreich eigene Lösungen. Dies gewährleistet nicht nur Datenschutz und Sicherheit, sondern auch die Kontrolle über die eigene digitale Infrastruktur. In einer Zeit zunehmender geopolitischer Spannungen wird diese digitale Souveränität immer wichtiger.
Die Einführung von Public AI wird sich direkt auf den Alltag der österreichischen Bevölkerung auswirken. Anträge, die heute Wochen dauern, könnten in Zukunft innerhalb weniger Tage bearbeitet werden. Ein Beispiel: Die Beantragung von Fördergeldern für thermische Sanierung eines Eigenheims. Bisher mussten Sachbearbeiter manuell prüfen, ob alle Unterlagen vollständig sind, die rechtlichen Voraussetzungen erfüllt werden und die beantragten Maßnahmen förderfähig sind. Mit KI-Unterstützung kann diese Vorprüfung automatisiert werden, sodass nur noch komplexe Einzelfälle menschlicher Expertise bedürfen.
Auch die Qualität der Bearbeitung wird sich verbessern. KI-Systeme vergessen nichts und übersehen keine wichtigen Details. Sie können große Datenmengen konsistent analysieren und dabei Muster erkennen, die Menschen entgehen würden. Gleichzeitig sinkt das Risiko menschlicher Fehler bei Routineaufgaben.
Für Unternehmen bedeutet dies kürzere Genehmigungsverfahren und planbarere Abläufe. Ein mittelständisches Unternehmen, das eine Betriebsanlagengenehmigung benötigt, wird künftig bereits im Antragsprozess automatisch über fehlende Unterlagen informiert und kann diese sofort nachreichen, anstatt wochenlang auf eine Rückmeldung zu warten.
Die konkreten Kosten für das Public AI-Programm werden derzeit zwischen den Ministerien abgestimmt. Branchenexperten schätzen, dass für die vollständige Umsetzung aller fünf Säulen mittelfristig Investitionen im dreistelligen Millionenbereich erforderlich sein werden. Diese Summe relativiert sich jedoch, wenn man sie mit den potenziellen Einsparungen vergleicht: Allein durch effizientere Bearbeitung parlamentarischer Anfragen könnten jährlich mehrere Millionen Euro eingespart werden.
Das Bundesrechenzentrum als technischer Partner verfügt bereits über eine solide Infrastrukturbasis. Die bestehenden Rechenzentren in Wien und Graz bieten ausreichend Kapazitäten für die geplanten KI-Anwendungen. Zusätzliche Investitionen sind vor allem für spezialisierte KI-Hardware wie Grafikprozessoren (GPUs) und erweiterte Speichersysteme erforderlich.
Ein zentraler Baustein von Public AI ist die Einhaltung höchster Datenschutz- und Sicherheitsstandards. Alle KI-Systeme werden nach den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entwickelt und betrieben. Die Verarbeitung sensibler Bürgerdaten erfolgt ausschließlich auf österreichischen Servern und unterliegt der Kontrolle heimischer Behörden.
Besonders bei agentischen KI-Systemen, die selbstständig Handlungen ausführen können, sind strenge Sicherheitsmechanismen erforderlich. Jede automatisierte Aktion wird protokolliert und kann nachvollzogen werden. Kritische Entscheidungen bleiben weiterhin menschlichen Experten vorbehalten.
Die KI-Guidelines, die parallel zu den Anwendungen entwickelt werden, definieren klare Regeln für den Einsatz künstlicher Intelligenz in der Verwaltung. Sie umfassen technische Standards, ethische Leitlinien und Qualitätssicherungsmaßnahmen.
Die Einführung von KI-Systemen erfordert eine umfassende Qualifizierung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Im Rahmen der Digitalen Kompetenzoffensive werden spezielle Schulungsprogramme entwickelt, die alle Bundesbediensteten auf die Arbeit mit KI-Tools vorbereiten. Dabei geht es nicht nur um die technische Bedienung, sondern auch um das Verständnis der Möglichkeiten und Grenzen künstlicher Intelligenz.
Besonders wichtig ist die Entwicklung von "KI-Literacy" - der Fähigkeit, KI-generierte Inhalte kritisch zu bewerten und einzuordnen. Mitarbeiter müssen lernen, wann sie der KI vertrauen können und wann menschliche Expertise erforderlich ist. Diese Kompetenz wird durch praktische Übungen und kontinuierliche Weiterbildung aufgebaut.
Neben den fünf Hauptanwendungen plant das Digitalisierungsstaatssekretariat weitere innovative Projekte. Der geplante Hackathon in Kooperation mit TU Austria (dem Zusammenschluss der Technischen Universitäten Österreichs) soll neue KI-Anwendungen für die Bundesverwaltung entwickeln. Studierende und Forscher können dabei ihr theoretisches Wissen in praxisnahen Projekten anwenden.
Der Staatspreis Digitalisierung erhält eine neue Kategorie für KI-Projekte, um besonders innovative Lösungen zu würdigen. Dies schafft Anreize für kreative Ansätze und fördert den Wissensaustausch zwischen verschiedenen Behörden.
Weitere Use Cases, die in der Entwicklung sind, umfassen die automatische Transkription von Sitzungen, intelligentes Fördermanagement und die KI-gestützte Sicherung von Verwaltungswissen. Letzteres ist besonders wichtig angesichts der bevorstehenden Pensionierungswelle: Das Erfahrungswissen langjähriger Mitarbeiter kann systematisch erfasst und in KI-Systemen gespeichert werden.
Public AI ist erst der Anfang einer umfassenden Transformation der österreichischen Bundesverwaltung. In fünf bis zehn Jahren könnte KI so selbstverständlich zum Verwaltungsalltag gehören wie heute Computer und Internet. Die Vision ist eine Verwaltung, die rund um die Uhr verfügbar ist, proaktiv auf Bürgerbedürfnisse eingeht und komplexe Anliegen in Rekordzeit bearbeitet.
Langfristig könnten KI-Systeme auch bei der Politikberatung unterstützen, indem sie große Datenmengen analysieren und Handlungsoptionen aufzeigen. Predictive Analytics könnte helfen, gesellschaftliche Trends frühzeitig zu erkennen und entsprechende Maßnahmen zu entwickeln.
Die Erfolgsgeschichte von Public AI hängt letztendlich davon ab, ob die ambitionierten Zeitpläne eingehalten werden können und die Anwendungen tatsächlich den versprochenen Nutzen bringen. Die ersten Monate nach der Einführung werden zeigen, ob Österreichs Weg zur KI-gestützten Verwaltung als Vorbild für andere Länder taugt oder ob Nachbesserungen erforderlich sind.